Bagi pengusaha, administrator dan para manajer pada level top administrasi perusahaan, waktu sangat berharga. Type orang super sibuk ibarat ini menganggap waktu yaitu uang. Hemat waktu hemat biaya. Maklum, sebagai orang penting dalam perusahaan, banyak pekerjaan yang harus diurus dan dikerjakan. Maka, administrasi waktu sangat penting artinya demi kelancaran bisnis.
Cara menghemat waktu, mengatur agenda dan memanfaatkan waktu secara efektif dan efesien bagi pengusaha besar tidaklah sulit. Cukup mengangkat sekretaris atau staff khusus, merekalah yang akan mengatur semuanya. Beres!
Tapi bagaimana cara pengusaha kecil, entrepreneur muda, pebisnis pemula yang belum cukup dana untuk menggaji seorang ajudan pribadi? Tentu harus pintar-pintar dalam mengelola administrasi waktu mereka sendiri. Pandai menerapkan penelaahan waktu diri (self time study).
 |
| source: windows-clip-art/time |
Meski cukup umur ini banyak software aplikasi canggih untuk mendukung kelancaran usaha, tetap saja butuh kemampuan berpikir guna menemukan metode paling sempurna dalam mengoptimalkan waktu. Karena pengusaha sukses itu yaitu yang menghargai tiap detik, menit dan jam yang berdetak. Dengan penerapan administrasi waktu yang tepat, tak ada alasan lagi menolak order dengan alasan, "maaf, kami tak ada banya waktu."
Inilah, tips 5 langkah tahapan menghemat waktu untuk pengusaha. Tips menyusun administrasi waktu ini kami kutip dari buku teori aliran administrator karangan Auren Uris. Silahkan dipraktekkan dalam menjalankan perjuangan atau urusan ekonomi Anda.
1. Buatlah tinjauan menyeluruh mengenai tanggung jawab anda
Posisi sebagai pimpinan perusahaan mengharuskan anda untuk melakukan serangkaian aktivitas tertentu di kantor. Anda bertanggung jawab mengkoordinir semua divisi dalam perusahaan secara baik. Maka waktu rutin yang harus diutamakan yaitu memastikan koordinasi antar departemen HRD, episode keuangan, produksi, pemasaran dan semua lini berjalan secara optimal.
Dengan memperhatikan semua kewajiban serta aktivitas yang disarankannya, jelaskan gambaran pekerjaan anda. Pandanglah dalam perspektif yang membantu, dan gariskan kebutuhan waktu anda.
2. Tentukan prioritas
Sesuaikanlah pola agenda kerja anda dengan kebutuhan organisasi perusahaan secara keseluruhan. Sudah jelas, semua unsur dalam pekerjaan anda semuanya penting artinya. Tetapi, kita hanya punya dua tangan dan sepasang kaki untuk mengerjakan semuanya dalam waktu bersamaan bukan?
Maka dalam rangka membuat agenda kerja yang realistis, yaitu penting untuk menetapkan skala prioritas. Mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang bisa ditunda. Buatlah susunan hirarki banyak sekali elemen ini sesuai dengan tingkat kepentingannya.
Rumusan ini dapat anda tuliskan di kertas, notepad atau cukup dalam bayangan anda saja. Dengan menentukan urutan prioritas sebagai berikut:
- Anda mengetahui berapa banyak waktu relatif yang dapat diberikan untuk suatu kegiatan.
- Anda dapat mengadakan perubahan agenda kembali. Apabila suatu aktivitas dengan prioritas lebih tinggi perlu segera mendapat penanganan, dengan sendirinya pekerjaan berprioritas rendah yang berikutnya dapat dikesampingkan.
3. Jadwalkanlah pekerjaan rutin sehari-hari di kawasan kerja.
Kebanyakan administrator mengikuti suatu agenda harian dan mingguan. Biasanya, rutinitas pengusaha dari pagi dikala masuk kantor yaitu sebagaimana teladan berikut
- Mengecek email, memeriksa surat-menyurat
- Memeriksa tugas-tugas yang akan didelegasikan pada bawahan
- Membaca laporan kemajuan
- Mengadakan komunikasi dengan para manajer, kepala divisi maupun karyawan berdasarkan banyak sekali alasan operatif
- Menerima tamu, mengadakan rapat atau pembicaraan urusan ekonomi dengan relasi, dan lain sebagainya
Membuat Jadual aktifitas harian, mingguan sesuai dengan kebutuhan, membantu kita menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Secara psikologis, aktivitas yang teratur akan terekam sebagai semacam “cache” yang membuat “loading” otak lebih cepat.
Dalam membuat agenda anda ini harus diperhatikan dua hal, yaitu:
- Konsolidasikan semua peran yang bersamaan. Misalnya, semua surat-menyurat harus dibuat sekalian dalam satu waktu. Semua agenda telepon menelepon dilaksanakan berturut-turut dalam satu waktu, sejauh hal ini mungkin.
- Perhitungkan waktu luang untuk kejadian yang tak terduga. Sebagaimana diketahui oleh setiap pengusaha yang teiah berpengalaman, peran mereka sering terganggu oleh keadaan darurat, interupsi, bahkan juga perubahan arah yang mendadak. Anda harus siap untuk menyulap peran dalam agenda anda sesuai dengan kebutuhan. Artinya, point kedua yaitu skala prioritas memegang peran penting dalam hal ini
4. Pendelegasian peran pada bawahan.
Karena alasan keterbatasan waktu, tidak mungkin bagi Anda untuk menghandle semua perkerjaan sendiri. Pendelegasian peran khusus dimana anda mempunyai tanggung jawab pribadi merupakan faktor yang penting dalam menghemat waktu.
Namun tidak semua pekerjaan bisa Anda lepas begitu saja pada bawahan. Maka sebelum mendelegasikan atau mewakilkan pada karyawan, sebaiknya memperhatikan hal-hal ini:
- Pilih karyawan yang berkompeten, punya kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang akan Anda berikan
- Jelaskan peran yang harus dilakukan karyawan sedetail mungkin. Miskomunikasi atau gagal paham bisa berakibat fatal.
- Jangan menunjukkan wewenang tak terbatas pada pegawai kepercayaan sekalipun. Ini untuk menghindari hal-hal yang tak diinginkan. Banyak kasus hukum yang menyeret atasan karena penyalahgunaan wewenang. Contohnya yaitu kasus penjualan asset negara yang menyeret nama Dahlan Iskan
- Jangan mendelegasikan pekerjaan yang bersifat diam-diam yang hanya boleh diketahui oleh Anda sendiri
5. Adakan peninjauan secara periodik
Hanya ada sedikit pekerjaan pebisnis yang tetap sama terus selama bertahun-tahun. itulah sebabnya mengapa, setiap enam atau dua belas bulan sekali, ada baiknya menilai pekerjaan anda. Hal ini untuk melihat kemungkinan perubahan dalam tanggung jawab dan kegiatan. Kemungkinan dalam jangka panjang anda menemukan perubahan, atau kecenderungan ke arah perubahan. Anda dapat mengadakan pembiasaan yang diharapkan dalam agenda kerja anda.
o00o
Langkah-langkah untuk menghemat waktu di atas bersifat umum. Bisa diterapkan pengusaha di banyak sekali bidang industri manufaktur, trading maupun jasa. Untuk jenis-jenis urusan ekonomi tertentu, pastinya ada tips pengelolaan administrasi waktu embel-embel sesuai spesifikasi dan keunikan masing-masing.
Di kurun modern ini, kita juga bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi isu untuk mempersingkat dan menghemat waktu kerja. Banyak alat multimedia, aplikasi, software yang dengan mudah dapat didownload dan di instal di smartphone, komputer, atau laptop. Dengan pinjaman agenda aplikasi, aktifitas urusan ekonomi akan cepat diselesaikan dan lebih hemat biaya. Contoh aplikasi urusan ekonomi mobile yang compatible dengan system android dan iOS (iPhone), elengkapnya silahkan baca di artikel sebelum ini: 10 aplikasi urusan ekonomi penting di android
Diharapkan panduan langkah-langkah administrasi menghemat waktu sederhana ini bermanfaat bagi banyak sekali kalangan. Baik itu pengusaha, manajer, eksekutif, sekretaris maupun masyarakat umum. Bagaimanapun, mengatur waktu sebaik mungkin itu akan membuat semua aktivitas lebih efektif dan efisien. Pergunakan waktu secara bijak demi kesuksesan urusan ekonomi karena time is money.
